• ¿En qué se diferencian las ferias comerciales de otros instrumentos de marketing?
• ¿Qué aportan las ferias frente a otros instrumentos de marketing?
• ¿Por qué acudir a Feria Valencia ?
• ¿Qué servicios ofrece Feria Valencia?
• ¿Cómo obtener más información sobre los servicios que ofrece Feria Valencia?
• ¿Cuales son los beneficios de ser expositor de Feria Valencia?
• ¿Por qué las empresas líderes acuden a Feria Valencia?
• ¿Cómo maximizar los resultados al acudir a Feria Valencia?
• ¿Cómo alcanzar las expectativas como expositor en Feria Valencia?

   Las principales características diferenciales de las ferias frente a otros instrumentos de marketing son las siguientes:
   1. Instrumento comercial necesario: Se concentra la oferta y la demanda en un tiempo y un espacio concretos para facilitar el encuentro y el intercambio (público de calidad)
   2. Facilitan, al mismo tiempo, el contacto personal y hacen accesible el producto permitiendo ver la reacción del cliente.
   3. Se crea un clima favorable al existir una buena predisposición de las empresas participantes, tanto expositores como visitantes profesionales.

   Las ferias se han convertido en CENTRO DE NEGOCIOS tanto por las transacciones comerciales como por su condición de centro neurálgico de otras relaciones dentro de los sectores. El establecimiento de joint-ventures y de estrategias sectoriales conjuntas, acciones de cooperación internacional, investigación de mercados o test de productos son algunas de las actividades que han encontrado en las ferias el lugar idóneo para desarrollarse.

    1. EFICACIA COMERCIAL:
    Las ferias comerciales se sitúan en segundo lugar del ranking de eficacia en el proceso de ventas, sólo detrás de la fuerza de ventas (según el informe del Center for Exhibiton Industry Research-CEIR de EE.UU. en 1998). Las ferias, por sus características diferenciadoras, se convierten en un instrumento de marketing que favorece y acelera los procesos de venta.

   2. AHORRO EN COSTES:
   La participación en ferias supone un ahorro importante debido a dos motivos:

•  La concentración de compradores y proveedores en un mismo lugar.
•  Se llevan a cabo múltiples acciones de marketing: fuerza de venta, publicidad, promoción, relaciones públicas e investigación de mercados.

   3. FUENTE DE INFORMACIÓN:
   Según un estudio de Simmons Market Research Bureau (1997), las ferias comerciales son la fuente más eficaz de reunir información:

• Las ferias comerciales proporcionan un flujo informativo bidireccional (proveedorcliente y viceversa).
• Las ferias se convierten en el foro idóneo para discutir problemas y analizar las nuevas tendencias con otros profesionales del sector.

1. Feria Valencia es la institución ferial pionera en España convirtiéndose desde sus orígenes en el referente nacional e internacional del sector.

2. Feria Valencia es la institución líder en el panorama nacional: superficie de exposición, servicios, número de certámenes profesionales, número de certámenes internacionales, certámenes profesionales más grandes y de mayor prestigio de España, etc.

3. Feria Valencia es una institución dinámica e innovadora que va evolucionando con las nuevas necesidades y circunstancias del mercado: constante renovación de la oferta con la creación de nuevos certámenes y la adaptación de los existentes a los nuevos condicionantes del sector.

4. Modelo de gestión participativo que combina el conocimiento del sector y la involucración de los empresarios del sector con la experiencia en la gestión y organización de certámenes de Feria Valencia.

5. Ubicación privilegiada de Feria Valencia en el eje de mayor desarrollo del Mediterráneo. Además Valencia cuenta con modernas infraestructuras que permiten el rápido enlace con el resto de la península y Europa.

6. El proyecto de ampliación conforma el mayor y mejor espacio ferial de España: 230.000 m² de superficie de exposición diseñado con criterios arquitectónicos innovadores que responden a las necesidades de expositores y visitantes.

7. Feria Valencia ha apostado por un modelo urbano, a tan solo 5 kilómetros del centro de Valencia, realizando fuertes inversiones en sus accesos para la comodidad de expositores y visitantes.

8. La certificación de Calidad ISO 9002 avala la profesionalidad y la excelencia ferial de Feria Valencia, siendo la primera Feria española en obtener dicha certificación por parte de AENOR.

   Feria Valencia pone a disposición de las empresas una amplia gama de servicios para buscar la comodidad de expositores y visitantes: más espacio de exposición y más servicios para facilitar la realización de NEGOCIO.

   Además de los servicios detallados, Feria Valencia ofrece otros servicios y prestaciones previa solicitud.

• ANTES DEL CERTAMEN: Para ampliar información sobre los servicios anteriormente descritos o si tiene otras necesidades deberá contactar directamente con el responsable del certamen. Desde el certamen le informarán sobre los procedimientos, plazos de solicitud y otros datos de interés.
• DURANTE EL CERTAMEN: Si necesita solucionar cualquier tema relacionado con los servicios contratados deberá contactar con el servicio de atención al cliente: 96 386 13 13. Previamente al inicio del certamen recibirá una carta con la relación de teléfonos donde le resolverán cualquier duda que pueda surgirles.

1. Conseguir ventas ( cierre de ventas o preventa) y ganar cuota de mercado
2. Establecer contactos comerciales cualificados:
   • Captación de nuevos clientes.
   • Acceso a clientes potenciales difícilmente accesibles para la red de ventas
   • Fidelización de los clientes actuales
3. Establecer vínculos relacionales con clientes actuales y potenciales.
4. Encuentrar múltiples oportunidades para penetrar en mercados exteriores. Feria Valencia es una sólida plataforma en el establecimiento o desarrollo de la estrategia de internacionalización de la empresa.
5. Obtener una gran cantidad de información en un corto plazo de tiempo siendo una herramienta fundamental de investigación de mercado en los siguientes aspectos:
   • Análisis del grado de satisfacción de los clientes reales o potenciales respecto a nuestros productos y de la competencia
   • Visión clara de la competencia: nuestra posición respecto a ellos, política de precios, tipología de sus clientes, etc.
   • Conocimiento de los problemas y las nuevas tendencias del sector
6. Identificar y captar posibles colaboradores o partners: proveedores, subcontratistas, representantes, importadores y distribuidores.
7. Reforzar la imagen de la empresa y potenciar las relaciones públicas ante los medios ya que la participación en la feria es en sí misma una campaña de comunicación corporativa.
8. Feria Valencia es la plataforma ideal para el lanzamiento de innovaciones:
   • Dar a conocer y promocionar los nuevos productos y servicios.
   • Utilizar este primer contacto como test de producto.

1. "Somos expositores de IBERFLORA desde hace muchos años y consideramos vital nuestra presencia en este certamen. IBERFLORA, por su prestigio en el sector, es un instrumento comercial y una plataforma de negocios esencial para nuestra empresa. La participación en la feria nos reporta, directa o indirectamente, un porcentaje importante de la facturación anual derivado de los contactos establecidos en la feria"
2. "Hasta hace unos años nuestra empresa se dirigía solamente a los mercados tradicionales de nuestro sector, principalmente el mercado nacional y países europeos próximos. Acudir a MADERALIA como expositor nos ha ayudado a tener otra perspectiva, la internacionalidad de este certamen nos ha ayudado a introducirnos en otros mercados emergentes en los que estamos teniendo un indudable éxito"
3. "La masiva afluencia de visitantes profesionales que recibe CEVISAMA, tanto nacionales como extranjeros, ofrece la posibilidad de contactar con un gran número de clientes potenciales que de otro modo resultaría muy costoso para la empresa"
4. "Por nuestra reducida dimensión nos veíamos incapaces de asumir el riesgo de introducirnos en un mercado tan lejano y a la vez tan desconocido como el de Taiwán. Nunca nos habríamos planteado exportar a esta zona de no ser por que en FIM (Feria Internacional del Mueble) contactamos con una empresa local con la que establecimos un acuerdo comercial."
5. "Cada año acudimos a TEXTILHOGAR para mostrar a nuestros clientes actuales y potenciales las últimas novedades de nuestra empresa. TEXTILHOGAR se ha convertido en nuestra plataforma y escaparate de innovaciones. Es una oportunidad única de estar en el mercado, medirse con la competencia y hacer grandes contactos"
6. "FIAM, por su representatividad sectorial, es el mejor "Master" del sector. El contacto con las principales firmas del mercado aporta una gran cantidad de información que te permite tener una visión global de la competencia y te ayuda a valorar el propio trabajo"

El proceso de organizar una feria es complejo ya que hay que planificar, integrar, coordinar y controlar un gran número de elementos. Por ello, es aconsejable iniciar el proceso de organización con antelación suficiente para garantizar la eficacia de la participación en la feria.

Se exponen a continuación las variables de control básicas. La lista de comprobación es una herramienta orientativa tanto en los plazos como en las actividades a llevar a cabo. Ante cualquier duda póngase en contacto con el certamen.

 Lista de comprobación :

FASE 1: Aproximadamente 8 meses antes del certamen

• CUESTIONES TÉCNICAS:
  • Trámites con la organización ferial (consular plazos con el certamen):
    • Solicitar la documentación de participación, cumplimentarla y remitir la solicitud de reserva de espacio. NOTA: En determinados certámenes el plazo de inscripción se realiza con 9 meses de antelación
    • Solicitar las subvenciones y ayudas a las que puede acogerse la empresa NOTA: Existen líneas de subvención por parte de las Comunidades Autónomas (Conselleria de Innovación y Competitividad en la Comunidad Valenciana). Además el ICEX gestiona ayudas para empresas exportadoras. Para más información contactar con Feria Valencia o directamente con los organismos pertinentes.
  • El Stand: Seleccionar el decorador y/o instalador del stand
• COMUNICACIÓN: Definir el plan de comunicación y promoción
• RECURSOS HUMANOS: Informar al personal de la empresa implicado
• PRESUPUESTO: Definir el presupuesto

FASE 2: Aproximadamente 5 meses antes del certamen

• CUESTIONES TÉCNICAS:
  • Trámites con la organización ferial:
    • Contratación de servicios
    • Contratación de seguros (robo, incendio, transporte, etc.)
  • Stand:
    • Consultar la ubicación definitiva del stand
    • Concretar las características del stand (tener en cuenta los objetivos y prepuesto disponible, el material a exponer y la normativa de Feria Valencia
  • Material a exponer: Preparar el material (adaptaciones, producción) y la documentación técnica y comercial
• COMUNICACIÓN:
  • Material promocional: Preparación de muestras y artículos publicitarios (utilización de las existentes o creación de nuevo material promocional)
• RECURSOS HUMANOS:
  • Planificar la estancia del personal: transporte y desplazamientos, alojamiento y dietas
  • Formar al personal del stand

FASE 3: Aproximadamente 4 meses antes del certamen

• CUESTIONES TÉCNICAS:
  • Trámites con la organización ferial:
    • Programar la inscripción en el catálogo de expositores y la contratación de publicidad en el mismo (consultar plazos con el responsable del certamen)
  • Otros trámites:
    • Preparar los documentos de expedición de mercancías
  • El stand: Supervisión del stand (elementos decorativos, mobiliario, contratación de suministros, etc.)
  • Transporte: Concretar la logística del transporte
• COMERCIAL: Preparar las listas de precios (CIF, FOB, etc.)
• RECURSOS HUMANOS: Realizar las reservas de transporte y alojamiento
• COMUNICACIÓN:
  • Publicidad: Contratar publicidad en prensa especializada, indicando la ubicación del stand en Feria Valencia.
  • Controlar la producción de soportes impresos: folletos, catálogos, tarjetas de visita, etc.
  • Gabinete de prensa: Elaborar el dossier de prensa.
• PRESUPUESTO: Revisar el presupuesto y comprobar las desviaciones.

FASE 4: Aproximadamente 2-3 meses antes del certamen

• CUESTIONES TÉCNICAS:
  • Trámites con la organización ferial:
    • Remitir contratos de seguros (robo, incendio, transporte, etc.)
    • Remitir la documentación relativa a los servicios contratados
    • Controlar la recepción de invitaciones, pases de expositores, tarjetas de parking.
  • Transporte: Controlar la expedición de mercancías a exponer en el certamen
• RECURSOS HUMANOS:
  • Expositores no comunitarios: comprobar pasaportes, visados y seguros de accidente.
  • Control y seguimiento del equipo
• COMERCIAL: Planificar la campaña de captación de visitantes
  • Selección de potenciales visitantes
  • Determinar la forma de contacto: telemarking, mailings, vendedores, etc.
• COMUNICACIÓN: Gabinete de prensa
  • Intensificar la labor de gabinete de prensa para la publicación de reportajes, artículos y novedades de la empresa.
  • Remitir información sobre la empresa al Gabinete de prensa de Feria Valencia
• PRESUPUESTO: Revisión del presupuesto

FASE 5: Aproximadamente un mes antes del certamen

• CUESTIONES TÉCNICAS:
  • El stand:
    • Realizar el inventario del stand
    • Comprobar la contratación de servicios de la feria
• COMERCIAL: Captación de visitantes
  • Continuar la campaña de captación
  • Elaborar las fichas de visitantes
  • Realizar el planning de visitas
• RECURSOS HUMANOS: Confirmar las reservas de avión y hotel
• COMUNICACIÓN
  • Comprobar la disponibilidad de los materiales de promoción (folletos, catálogos, etc.)
• PRESUPUESTO: Revisar el presupuesto

FASE 6: Días previos al certamen

• RECURSOS HUMANOS: Reunión con el personal del stand:
  • Ultimar los detalles de la participación: turnos de trabajo y calendario de reuniones diarias valorativas.
  • Realizar un breve repaso de su cometido (recordar los objetivos de participación, asignación de tareas y responsabilidades, etc.)

 FASE 7: Post feria

• CUESTIONES TÉCNICAS:
  • Otros trámites :
    • Desgravación fiscal en el Impuesto de Sociedades (ver condiciones en el Art. 34, apartado 1-b de la Ley 43/95 del Impuesto de Sociedades)
    • Recuperación del IVA soportado en el caso de expositores procedentes de otros países comunitarios
• COMERCIAL:
• Seguimiento de los contactos establecidos
• Recopilación y análisis de la información disponible
• Análisis de resultados

Para valorar la participación en una feria se deben realizar algunas reflexiones que nos ayuden a evaluar correctamente los resultados obtenidos y que nos permitan adoptar medidas correctoras para futuras ediciones:

1. No se debe improvisar la participación en una feria. Hay que fijar objetivos concretos y planificar con suficiente antelación las actividades que van a llevarse a cabo
2. Exponer en una feria es una inversión, por ello se deberá contar con suficientes recursos, humanos, materiales y financieros, para estar en disposición de lograr los objetivos marcados.
3. La rentabilidad y el éxito ferial no debe medirse únicamente en base al volumen de ventas realizado. También hay que valorar otros beneficios que reportan las ferias aunque sean difícilmente cuantificables en términos económicos.
4. Los resultados no deben medirse únicamente a corto plazo ya que los frutos del esfuerzo también se recogen a medio y largo plazo. En el caso de las ventas, además de valorar las realizadas in situ se deberá tener en cuenta las generadas a posteriori como consecuencia del contacto comercial establecido en feria.
5. La participación en feria no concluye al finalizar el certamen. Al acabar el certamen se debe iniciar un seguimiento comercial rápido y personalizado así como proceder a valorar la información recopilada.
6. Revisar la estrategia de marketing ferial:
• Comunicación:
• Promoción previa a la feria.
• Inserción publicitaria en el catálogo del certamen. A posteriori se producen contactos comerciales con la información extraída del catálogo.
• Stand: decoración y tamaño del stand
• Recursos humanos: El stand debe estar atendido por personal cualificado
• Planificación comercial:
• Contacto previo
• Diseño y utilización de instrumentos para recopilar información sobre el visitante
• Seguimiento posterior